Auditoria de faturas de telecom: o que conferir todo mês
· Equipe SGPC
A fatura da operadora chega fechada. Um total, um vencimento e um detalhamento que ninguém abre porque tem cem mil linhas.
O contas a pagar confere o total contra o mês anterior. Se a variação for pequena, paga. É assim na maioria das empresas, e é por isso que a divergência sobrevive por anos: ela nunca é grande o suficiente para chamar atenção sozinha.
Este artigo lista o que uma auditoria de fatura precisa conferir, na ordem em que costuma render mais.
1. Recurso cobrado que não existe no inventário
É a divergência mais comum e a mais cara.
O colaborador saiu em março. A linha dele continua ativa, continua faturando e continua lançada no centro de custo dele. Ninguém cancelou porque ninguém soube. Doze meses depois são doze mensalidades pagas por uma linha que nunca tocou.
A conferência é simples de descrever e impossível de fazer na mão: cada número cobrado na fatura tem de existir no seu inventário, com dono ativo. O que não bater é divergência.
Para funcionar, o inventário precisa ser a base de comparação — não uma planilha atualizada quando alguém lembra.
2. Tarifa cobrada diferente da tarifa contratada
O contrato define a tarifa por tipo de chamada, por destino e por faixa de horário. A fatura aplica o que o sistema da operadora tem cadastrado.
Quando os dois divergem, a diferença é de centavos por chamada. Multiplicada por cem mil chamadas, deixa de ser centavos.
A conferência exige reprocessar cada evento com a tarifa vigente na data do evento — não com a tarifa de hoje. Se a tarifa mudou no dia 12, os dias 1 a 11 têm de ser calculados com a anterior.
3. Linha que trocou de contrato no meio do mês
Este caso quebra qualquer planilha.
A linha estava no contrato A até o dia 15 e passou para o contrato B. A fatura chega com o período inteiro. Se você avaliar o mês todo com a tarifa do contrato B, o resultado está errado — e a diferença aparece a seu favor ou contra você, sem padrão.
O único jeito de acertar é guardar o histórico de vínculo entre linha e contrato, com data, e cortar o cálculo no dia da mudança.
4. Franquia paga e não usada
Estouro de franquia dói e aparece. Franquia ociosa não dói e não aparece.
O pacote de 10 GB contratado para uma equipe que consome 2 GB é um custo recorrente que nenhuma variação mensal denuncia — ele é estável, e é exatamente por isso que passa.
A conferência aqui não é contra a fatura, é contra o contrato: quanto foi contratado, quanto foi consumido, quanto sobrou.
5. Serviços recorrentes fora do contrato
Assinaturas de valor adicionado, serviços de terceiros faturados pela operadora, seguros de aparelho contratados na loja e nunca cancelados.
Individualmente são valores baixos. Somados numa base de mil linhas, viram uma linha de orçamento.
O teste é direto: o serviço cobrado está previsto no contrato? Se não está, é divergência.
6. Cobrança retroativa e duplicidade
Faturas com competência retroativa chegam depois de o mês já ter sido fechado e conciliado. Sem controle de competência, o mesmo evento entra duas vezes.
A conferência precisa reconhecer a competência do evento, não a data da fatura.
Por que a conferência manual não encontra isso
Não é falta de competência da equipe. É volume.
Uma base de mil linhas gera centenas de milhares de eventos por mês. Conferir um por um contra o contrato é trabalho de máquina. O que a equipe consegue fazer na mão é conferir o total, e o total é justamente onde a divergência se esconde.
A conferência manual também não tem memória. Ela não sabe qual era a tarifa em março, nem de quem era a linha em abril. Sem histórico, não há como recalcular o passado.
Da divergência ao crédito
Encontrar não basta. Uma divergência que vira relatório não vira dinheiro.
O ciclo completo tem quatro etapas:
- Detecção — o item diverge do contrato e é marcado com o valor.
- Evidência — o sistema guarda o que sustenta a contestação: o evento, a tarifa aplicada, a tarifa devida e a cláusula.
- Contestação — o protocolo vai para a operadora com a evidência anexa.
- Acompanhamento — o caso fica aberto até o crédito aparecer na fatura seguinte.
Sem a etapa 4, a contestação vira estatística. O crédito só existe quando aparece na conta.
Por onde começar
Se você nunca auditou, comece por uma fatura real e por uma pergunta: todo número cobrado aqui existe no meu inventário?
Essa conferência sozinha costuma pagar o esforço da primeira rodada. As outras cinco vêm depois, quando o inventário já estiver confiável.
O SGPC reprocessa cada fatura contra o contrato e transforma divergência em contestação com evidência. Veja como funciona a conferência de faturas ou fale com a gente.